Статья опубликована в журнале «Методы менеджмента качества» № 4 за 2009 год
Автор: Кутлахметов Р.И.
В каждой организации любой вид деятельности вряд ли будет успешным, если и его результаты, и саму деятельность предварительно не спланировать. Но особенно актуально планирование тогда, когда надо что-то улучшить, каким-то образом изменить существующее положение дел.
Во время реализации одного из проектов по преобразованию производственной системы крупного предприятия на принципах бережливого производства возникла проблема: как научить лидеров рабочих групп составлять план действий на каждый шаг, предусмотренный в системе «Упорядочение» (5S). Сначала рабочими группами были представлены чрезмерно краткие бессистемные перечни мероприятий, которые и планами-то назвать можно было с большой натяжкой. Тогда руководители проекта разработали примерный план для всех, который лидерами рабочих групп был принят со вздохом облегчения, но приспосабливать его под свои нужды никто из них не стал. Таким образом, все планы оказались абсолютно одинаковыми. В результате у автора этих строк возникла идея предложить инструмент планирования. С одной стороны, готовый шаблон облегчает задачу, с другой — применение инструмента помогает при определении будущих действий мыслить системно, фиксируя главное. Идея была воплощена в инструменте, получившем название «ПРОФИ», который был разработан автором и неоднократно применен на практике совместно с сотрудниками разных предприятий.
«ПРОФИ» — это аббревиатура, составленная из начальных букв слов, отражающих сущность инструмента.
Подготовь. Продолжим известное высказывание польского сатирика Тадеуша Гицгера: «Не говори: мы начинали с нуля; на нуле все может и кончиться». «Говори: мы начинали с подготовки». Прежде чем изготовить деталь, нужно подготовить оборудование, оснастку, технологическую документацию, обучить рабочего необходимым навыкам, навести порядок на рабочем месте и т. д. Подготовка — чрезвычайно важный этап. От эффективности его проведения в значительной степени зависит конечный результат.
Реализуй. Критерием перехода к этапу реализации должно стать возникшее желание выполнить планируемую работу. Психологически человек с радостью делает только ту работу, которая хорошо подготовлена. Можно ли в каких-то конкретных понятиях выразить столь субъективную категорию, как желание? Можно, если применить известный метод 5W1H. Иными словами, нужно ответить на шесть вопросов: кто, где когда, что, почему, как? Начальные буквы шести этих слов, написанных по-английски, и составляют название 5W1H. Кто это делает? В каком месте это должно происходить? Когда именно это должно быть сделано? Что конкретно мы должны сделать? С какой целью мы это делаем? Как мы это будем делать (с помощью какого оборудования, какая квалификация необходима для выполнения работы, какую технологическую схему использовать и пр.)? Ответы на эти вопросы позволят составить полное представление о предстоящей работе, создадут уверенность в возможности ее выполнения и тем самым будут побуждать к действиям. Итак, действуйте!
Оценивай. Проделанную работу необходимо будет оценить.
Слово «оценивай», по крайней мере, имеет три значения, которым соответствуют три шага.
Шаг 1. Определить цену чего-нибудь или кого-нибудь. На этом шаге мы сможем достаточно точно определить затраты: финансовые, ресурсные.
Шаг 2. Установить качество чего-нибудь или кого-нибудь, степень, уровень чего-нибудь. Хочу обратить внимание на важность четкого понимания критериев оценки продукта, квалификации сотрудника, эффективности процессов, оборудования и пр.
Шаг 3. Высказать мнение, суждение о ценности или значении чего-нибудь или кого-нибудь. Здесь мы сможем понять, насколько произведенный продукт или услуга соответствуют ожиданиям потребителей, насколько они ценны для них.
Фиксируй. «Фиксация» — от латинского слова fixus, что переводится как прочный, закрепленный. После того как мы убедились (оценили), что достигли определенной цели, необходимо закрепить сделанное. Очень трудно добиться 100%-ного результата. Однако достижение 100%-ного качества, полноценного продукта для потребителя — это должно стать максимой, целью, желанным состоянием. И чтобы его достичь, необходимо на каждом этапе письменно, в электронном виде фиксировать результаты труда, характеристики продукта, эффективность процессов, оборудования и пр. Именно на этом этапе можно с высокой степенью уверенности утверждать, что конкретный процесс, метод или система приведут к результатам, отвечающим заранее установленным критериям приемлемости.
Изменяй. Проводить изменения возможно только после того, как зафиксировано реальное положение вещей и определено направление движения. Это будет сделать проще, если в компании созданы культура и система постоянных улучшений, характерные для стратегии кайдзэн. Определив направление дальнейших изменений, необходимо возвратиться к этапу «Подготовь».
Таким образом, предложенный инструмент фактически задает структуру любого плана действий, его основные разделы. И в этом смысле он универсален. Его можно применять для составления плана развертывания бережливого производства на том или ином этапе, а также в любой другой деятельности, требующей планирования.
В заключение стоит подчеркнуть, что «ПРОФИ» — это цикличный инструмент (рисунок). Удачного применения на практике!
Р.И. Кутлахметов,
консультант ООО «ТиПиЭм-центр»
Цикл «ПРОФИ»
Источник: http://tpm-centre.ru/page.php?pageId=143&menuItemTreeCode=1504
